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Comment faciliter un appel de conférence

Comment faciliter un appel de conférence

Une conférence téléphonique permet à plusieurs participants de parler avec eux au téléphone. Conférences téléphoniques sont utiles lorsque les gens ne peuvent pas se rencontrer en personne et plus d'une personne doit s'impliquer dans la discussion. Faciliter une conférence téléphonique est important afin de maintenir la conversation sur le sujet et se déplaçant le long. Suite d'étapes clés avant et au cours d'une conférence téléphonique permet de s'assurer que l'appel est productif et bénéfique à tous les participants.

Instructions

• Planifier la conférence téléphonique. Les participants invitent tous les requis leur demandent si elles seront en mesure de participer. Dressez une liste de qui assisteront à la conférence téléphonique. Vérifiez avec tous les participants qu'ils auront accès à un téléphone pour l'appel.

• Envoyer des informations à tous les participants une semaine avant la réunion pour rappeler de la date et l'heure de l'appel. Inclure un numéro de téléphone de conférence-ligne et instructions d'accès à distance afin que tout le monde peut se connecter à l'appel.

• Créer un agenda pour l'appel et l'envoyer à tous les participants deux jours avant la conférence téléphonique. Répertorie tous les éléments qui seront discutés et répertorient les noms des personnes qui prendront la parole sur chaque sujet. Note sur l'ordre du jour qu'une session de questions-réponses se tiendra à la fin de l'appel et accordez-lui plus de temps pour cela. Demandons aux participants d'examiner l'ordre du jour et de vous envoyer des questions ou des préoccupations. Faites une liste de toutes les réponses.

• Dial pour la ligne de la Conférence et lancer l'appel. Enregistrer la Conférence si votre ligne de conférence a ces capacités. Tout le monde au rapport qu'ils ont rejoint l'appel et écrire qui ont assisté à demander. Démarrer la Conférence en indiquant l'ordre du jour, l'un est d'abord et que M. Jones sera parlant et demandez aux participants de tenir toutes les questions jusqu'à la session de questions-réponses.

• Parler clairement une fois l'ordre du jour premier thème a été repris pour annoncer que Mme Smith s'exprimeront à côté de la couverture de numéro deux de l'article du jour. Continuez ce processus jusqu'à ce que tous les points ont été abordés. Après le dernier thème a été présenté, permettre aux participants de poser des questions. Notez toutes les questions qui sont posées et des réponses données.

• Une fois qu'il n'y a pas d'autres questions, conclure l'appel en disant que c'est fini.

Conseils et avertissements

  • Faire des listes détaillées de ce que les sujets seront et ne seront pas discutés sur la conférence téléphonique.
  • N'ayez pas peur de sauter dans une conversation qui a obtenu hors piste à penser passer à la rubrique suivante.
  • N'enregistrent pas d'une conférence téléphonique sans en informer tout le monde sur la ligne que l'appel est enregistré.